Système de gestion des processus

Types de systèmes de gestion de processus

Un **système de gestion de processus** est un cadre qui coordonne et supervise diverses activités pour atteindre des objectifs spécifiques. Il comprend plusieurs méthodes pour atteindre des objectifs similaires, et les organisations peuvent les regrouper en fonction de leur domaine d'intervention et de leurs objectifs. Les types de processus de gestion les plus courants sont ;

• Interdépendants : Ces processus s'influencent mutuellement au sein d'une même organisation. Par exemple, si le service marketing augmente les ventes grâce à une publicité efficace, cela aura un impact sur le service de production, qui devra augmenter sa production pour répondre à la nouvelle demande.
• Processus de soutien : Ces processus ajoutent de la valeur à l'organisation, mais ne sont pas directement impliqués dans la production de biens. Ils permettent à l'organisation de fonctionner efficacement. Il s'agit notamment des achats, des activités de ressources humaines, de la formation et de la recherche. Ces domaines sont reconnus pour leur contribution au succès à long terme de toute organisation.
• Processus de gestion : Ces processus incluent la planification stratégique et la structure organisationnelle et sont responsables de la mise en place et du contrôle du système de travail au sein d'un secteur d'activité prédéterminé.

Les systèmes de gestion de processus métier peuvent être classés en fonction de leurs objectifs :

• Améliorer l'efficacité : Examine et améliore les procédures actuelles pour éliminer les étapes inutiles et maximiser l'utilisation des ressources.
• Conformité et gestion des risques : Garantit le respect des lois et réglementations en mettant en place des contrôles à chaque étape du processus.
• Optimisation des coûts : Mesure les coûts associés à chaque phase du système de gestion de processus et identifie les domaines permettant de réaliser des économies sans compromettre la qualité.
• Autonomisation des employés : Donne au personnel le pouvoir de prendre des décisions et de faire concurrence, favorisant une culture de responsabilisation et d'innovation.
• Orientation client : Donne la priorité à la satisfaction client en intégrant ses commentaires dans les stratégies de gestion de processus afin d'améliorer la prestation de services et la qualité des produits.

L'implication et les systèmes de gestion de processus peuvent également être classés en fonction de leur niveau :

• Tactique : Ce sont des processus mis en œuvre après des processus stratégiques. Ils sont liés à chaque service d'une organisation et sont mis en œuvre à l'aide de plans stratégiques. Ils contribuent à faciliter les activités quotidiennes et permettent à l'organisation d'atteindre ses objectifs à court terme. On peut citer par exemple le processus de vente et le processus marketing.
• Opérationnel : Se focalise sur l'achèvement de tâches spécifiques. Ce sont des activités routinières qui doivent être effectuées de manière cohérente pour atteindre l'efficacité organisationnelle. Ils sont directement liés aux processus essentiels de l'entreprise, tels que la production, les ventes et le service client.
• Stratégique : Ces processus donnent une direction à l'organisation et sont essentiels à son succès à long terme. Ils impliquent la haute direction et guident la prise de décision. Ils englobent des activités telles que le développement de produits, l'expansion du marché et l'innovation.

Fonctionnement et caractéristiques

Cette section décrit les fonctions et caractéristiques importantes de la gestion de processus qui aident les entreprises à gérer leurs flux de travail de manière plus efficace.

• Processus rationalisés

  Ce système simplifie tous les flux de travail au sein d'une organisation. Les systèmes éliminent les étapes redondantes. Il réduit les risques d'erreurs. Ils garantissent également que chaque processus est effectué de manière cohérente et conformément aux règles définies par l'organisation.

• Amélioration de l'efficacité

  Un processus rationalisé améliore l'efficacité opérationnelle au sein d'une organisation. En effet, lorsque les processus fonctionnent correctement, toutes les tâches sont réalisées rapidement et avec moins de ressources. Les systèmes de gestion identifient et éliminent également les goulets d'étranglement dans les opérations, les rendant plus efficaces.

• Augmentation de la productivité

  L'amélioration de l'efficacité signifie que la même quantité de travail est effectuée dans un délai plus court. Cela permet aux employés de l'organisation de disposer de plus de temps pour gérer davantage de tâches ou se concentrer sur des tâches plus complexes qui nécessitent une réflexion critique et de la créativité. Cela conduit à une augmentation de la productivité.

• Analyse des processus

  Les systèmes de gestion de processus surveillent et analysent en permanence tous les processus. Ils contribuent à collecter des données qui donnent des informations sur l'efficacité d'un processus. Les systèmes disposent d'outils d'analyse qui permettent d'identifier les domaines à améliorer.

• Gestion de la conformité

  Ces systèmes permettent aux organisations de se conformer aux normes et réglementations du secteur. Ils offrent une documentation comme preuve de conformité et contribuent également à garantir que tous les processus sont exécutés conformément aux règles et réglementations fixées par les organismes de réglementation.

• Outils de collaboration

  Les systèmes de gestion de processus offrent des fonctionnalités qui permettent aux membres d'une équipe de travailler ensemble de manière plus efficace. Des fonctionnalités telles que les commentaires en temps réel et les canaux de communication garantissent que les membres de l'équipe travaillent bien ensemble, ce qui se traduit par la réussite d'un projet.

• Rapports

  Le système de gestion de processus génère des rapports qui fournissent des données sur le fonctionnement d'un processus. Ces rapports offrent un résumé des indicateurs de performance clés qui contribuent à garantir que tout fonctionne comme il se doit. L'obtention de rapports réguliers favorise l'amélioration continue et la prise de décision éclairée.

• Automatisation des processus

  Ces systèmes de gestion peuvent automatiser les tâches et les processus routiniers. L'automatisation réduit les risques d'erreurs, fait gagner du temps et permet aux employés de se concentrer sur des tâches plus importantes qui nécessitent une réflexion critique et de la créativité.

Scénarios de système de gestion de processus

Les systèmes de gestion de processus ont différentes applications dans divers secteurs d'activité.

• Industrie manufacturière : Dans l'industrie de la production, ils contribuent à automatiser des tâches telles que l'attribution de travail à différentes équipes, la gestion de la chaîne d'approvisionnement et la surveillance des équipements. Ces systèmes disposent également d'outils qui permettent d'optimiser le planning pour une efficacité maximale.
• Établissements de santé : Ils automatisent l'enregistrement des patients, la planification des traitements et le traitement des réclamations d'assurance. L'automatisation de ces flux de travail améliore la collaboration entre les différents services et renforce les soins aux patients.
• Institutions financières : Ces institutions utilisent des systèmes de gestion de processus pour automatiser l'ouverture de comptes, le traitement des prêts et la surveillance des transactions. L'automatisation de ces tâches réduit les erreurs et garantit la conformité aux exigences réglementaires.
• Secteur de la vente au détail : Ces systèmes contribuent à automatiser la gestion des stocks, les processus de la chaîne d'approvisionnement et l'exécution des commandes. L'automatisation de ces flux de travail réduit les coûts opérationnels et garantit la satisfaction de la clientèle.
• Sociétés de télécommunications : Elles utilisent des systèmes de gestion de processus pour automatiser la fourniture de services, la gestion des pannes et la gestion des changements. L'automatisation de ces processus améliore l'efficacité opérationnelle et réduit les temps d'arrêt des services.
• Énergie et services publics : Ils contribuent à automatiser des tâches telles que la gestion des actifs, la surveillance et le contrôle des processus, et la conformité réglementaire. Ces systèmes disposent également d'outils pour optimiser l'utilisation des ressources et réduire les risques opérationnels.
• Établissements d'enseignement : Ils peuvent être utilisés pour améliorer les tâches administratives telles que l'inscription des étudiants, la gestion des programmes d'études et la planification des professeurs.
• Organismes gouvernementaux : Les systèmes de gestion de processus contribuent à automatiser la prestation de services publics, la gestion des dossiers et la mise en œuvre des politiques. Ces systèmes renforcent la transparence des opérations gouvernementales.
• Industrie aéronautique et aérospatiale : Ils peuvent être utilisés pour la gestion de projets, la collaboration sur les processus de conception et l'assurance qualité.

Comment choisir un système de gestion de processus

Les acheteurs doivent prendre en compte plusieurs caractéristiques uniques avant d'acheter un système de gestion de processus. La connaissance de ces caractéristiques aidera les acheteurs à choisir le système qui répond à leurs besoins.

• Interface conviviale : Un système complexe avec un logiciel difficile à comprendre risque d'avoir un faible taux d'adoption par les utilisateurs. Par conséquent, une formation de masse pour les employés peut être nécessaire pour comprendre le logiciel. Cela pourrait entraîner des coûts opérationnels supplémentaires. Un système doté d'une interface conviviale nécessite une formation simple et permet aux utilisateurs de se mettre en route rapidement.
• Personnalisation : Un système de gestion de processus doit être suffisamment flexible pour s'adapter aux besoins uniques de l'organisation au fur et à mesure qu'elle se développe. Par conséquent, les acheteurs peuvent utiliser les fonctionnalités d'un système personnalisable pour modifier les processus, les champs, les formulaires et les flux de travail existants afin de répondre aux besoins changeants de leur entreprise.
• Intégration : Les acheteurs doivent se demander si le système de gestion de processus peut facilement s'intégrer aux systèmes existants. Un système doté d'une bonne interopérabilité peut contribuer à rationaliser les flux de données, à éviter les silos d'information et à réduire les répétitions manuelles et les erreurs.
• Évolutivité : Les organisations et les entreprises évoluent avec le temps. Par conséquent, les besoins du système de gestion de processus sont susceptibles d'augmenter. Les acheteurs doivent acheter un système capable de s'adapter à la croissance et de répondre aux besoins changeants de l'entreprise.
• Coût : Les acheteurs doivent tenir compte du coût total de possession lorsqu'ils évaluent les systèmes de gestion de processus. Cela inclut les dépenses futures telles que les mises à jour du système, l'infrastructure, la formation des utilisateurs et les services de support. Ils doivent également savoir s'ils paient des frais uniques ou des frais d'abonnement.
• Support du fournisseur : Les acheteurs doivent tenir compte de la qualité du service client et du support fourni par le fournisseur après l'achat du système. Existe-t-il une équipe de support dédiée ? L'équipe de support est-elle composée d'experts ? Quels sont les niveaux de support, tels que le support téléphonique, l'assistance à distance ou le support sur site ? Ces questions sont essentielles pour choisir le bon fournisseur.
• Technologie : Les acheteurs doivent tenir compte de la technologie sous-jacente du système. Ils doivent savoir si elle est basée sur des applications Web, des applications mobiles ou les deux. L'utilisation des deux technologies offre aux utilisateurs la flexibilité et la possibilité d'accéder au système n'importe où et n'importe quand.
• Fonctionnalités : Chaque organisation a des besoins uniques pour gérer son flux de travail, ses processus métier et ses tâches. Par conséquent, les acheteurs doivent acheter un système doté de fonctionnalités qui sont pertinentes pour les besoins de leur organisation.
• Conformité et sécurité : Les acheteurs doivent s'assurer que le système répond aux réglementations et normes du secteur. Ils doivent également s'assurer que le système de gestion protège les données critiques par le biais du cryptage, de la surveillance et des contrôles d'accès.

F.A.Q. sur les systèmes de gestion de processus

Q1 : Quel rôle la technologie joue-t-elle dans les systèmes modernes de gestion de processus ?

A1 : La technologie automatise les tâches, fournit des données pour l'analyse et facilite la communication et la collaboration.

Q2 : Comment les organisations peuvent-elles garantir une amélioration continue de leurs processus ?

A2 : Elles peuvent utiliser des techniques telles que des formations régulières, des audits de processus et le suivi des meilleures pratiques du secteur.

Q3 : Quel est l'impact d'un système de gestion de processus sur les rôles des employés ?

A3 : Il donne aux employés plus de pouvoir décisionnel et les concentre sur les tâches stratégiques plutôt que sur les tâches routinières.

Q4 : Quels sont les défis auxquels les organisations peuvent être confrontées lors de la mise en œuvre d'un système de gestion de processus ?

A4 : La résistance au changement, l'intégration aux systèmes existants et la garantie d'une formation adéquate sont quelques-uns des défis.

Q5 : Comment les dirigeants peuvent-ils soutenir la mise en œuvre réussie d'un système de gestion de processus ?

A5 : En défendant l'initiative, en fournissant les ressources nécessaires et en favorisant une culture d'amélioration continue.